Mind Map - o abodare vizuala a Managementului de Proiect

A spune ca proiectele nu merg asa cum s-a prevazut, este o afirmatie destul de blanda. Estimari realizate de Standish Group si Project Management Institute arata ca proiectele esueaza total, prin neatingerea obiectivelor, in proportie de 24% - 68%. Procentele cresc semnificativ,  atunci cand in analiza adaugam proiectele finalizate cu mare intarziere si cele care depasesc serios bugetul alocat. Cauzele ce au dus la aceasta situatie sunt multiple.
Deficientele din managementul cerintelor sunt printre cauzele cele mai des citate. Esecul in obtinerea acordului tuturor celor implicati asupra obiectivelor, cerintelor, prioritatilor duce la "nasterea unui proiect mort". In acelasi timp cu managementul cerintelor, managementul "muntelui de informatii" ce insoteste un proiect, se dovedeste un element cu un impact major in succesul unui proiect. Managerii de proiect trebuie sa fie capabili sa monitorizeze, organizeze, comunice aproape orice informatie, de la aspecte financiare si planificare, la riscuri, responsabilitati, livrabile proiect. Toate aceste lucruri sunt necesar a fi facute, evitand supra-incarcarea cu activitati si cu informatii.

---

​Cine este insa in topul cauzelor? In top se gaseste bine cunoscuta provocare a comunicarii si a coordonarii in echipa. Realizarea si mentinerea alinierii in obtinerea livrabilelor si in obtinerea angajamentului relativ la termenele de livrare se dovedeste un element critic pentru succesul unui proiect.
Pentru a face fata tuturor provocarilor, managerii de proiect sunt fortati sa identifice noi metode de a capta intr-un singur loc toate datele ce apartin de un proiect. Metodele identificate vor permite tuturor participantilor sa "vada" clar structura proiectului, procesele cheie, resursele, planificarea. Unul din instrumentele ideale in realizarea acestor deziderate este Mind Map.

Planificarea Vizuala a Proiectului, un nou mod de lucru
Intr-o era care deja a capatat denumirea de "Big Data", aproape toata lumea recunoaste puterea oferita de vizualizarea datelor intr-un format cat mai apropiat de modul in care creierul nostru recunoaste si proceseaza datele. Cum ati vrea sa vedeti evolutia unor date: sub  forma de tabele sau sub forma de grafice? O vizualizare integrata, in acelasi "tablou", face ca datele complexe sa fie mai usor de inteles, de accesat si de utilizat. Intre aceste date complexe, in managementul de proiect regasim obiectivele, planificarea, responsabilitatile, bugetele, situatia activitatilor, pentru a le cita numai pe cateva. Mind Mapping poate asigura suport complet managerilor de proiect. Astfel, ei pot construi o imagine vizuala gloabala a proiectului, cu un rol determinant in asigurarea succesului.

Asigurarea alinierii la obiective si prioritati
Expertii sunt unanimi in a fi de acord ca obtinerea acordului tuturor celor interesati, inainte de inceperea executiei, asupra obiectivelor, cerintelor si prioritatilor este esentiala in succesul unu proiect. Totusi realitatea ne arata ca un asemenea acord este dificil de obtinut si de multe ori este chiar nepractic. De ce nepractic? Cerintele vor evolua pe parcursul derularii proiectului si la fel si prioritatile. Numai obiectivele vor ramane stabile. In esenta, solutia este sa avem un sistem dinamic de management al prioritatilor si cerintelor. Mind Mapping este instrumentul ideal in asigurarea unei participari dinamice si active a tuturor celor interesati, la configurarea continua a prioritatilor si cerintelor. Prin imaginea vizuala complexa pe care o furnizeaza Mind Map, toti cei implicati pot vedea clar impactul deciziilor luate, ceea ce asigura un grad ridicat de trasparenta si angajament.

Transformarea unei informatii dezorganizate intr-o resursa organizata si centralizata
Una din cele mai mari provocari pentru proiectele complexe este mentinerea unei baze de date organizate, ce contine documentele si informatiile relevante proiectului. Forma vizuala a Mind Map si abilitatea de a atasa de fiecare ramura documente, note, link-uri, adnotari, face din Mind Map un adevarat centru informational pentru fiecare proiect. Existenta centrului informational al proiectului inlesneste major comunicarea si lucrul impreuna al membrilor echipei de proiect.

La final putem spune ca Mind Map constituie un ajutor indispensabil in a vedea ce se intampla cu proiectul si de a anticipa eventualele obstacole si riscuri. In plus, Mind Map permite organizarea informatiilor intr-o forma vizuala, ce oglindeste modul in care gandesc oamenii, fiind un instrument usor de invatat si de utilizat.

Mind Map -Project Management Template - Proiectul intr-o Imagine

Primul pas in utilizarea eficienta a Mind Map este sa cunoasteti ce "sta in spatele acestei tehnologii" si sa intelegeti cum se aplica. Va recomand participarea la cursul certificat Mind Mapping Like A Pro. De ce un curs certificat? Numai un curs certificat Mind Mapping Practitioner va poate face sa utilizati Hartile Mentale la adevarata lor valoare.