Consuma destul de mult timp si, de multe ori simtim ca orele petrecute in discutii, nu duc la clarificari, focus si actiune concreta. Insa, cu un management corect al sedintelor, acestea pot deveni eficiente, iar deciziile luate devin clare si posibil de pus in practica in urmatorul minut de la finalizarea sedintei.
​Pentru cresterea productivitatii sedintelor eu utilizez tehnica de Mind Mapping cu MindMeister. Mind Mapping-ul, poate ajuta extrem de mult in managementul sedintelor. Unde ajuta in mod efectiv?

• Pregatirea si distribuirea agendei sedintei.
• Crearea unei minute de sedinta eficiente.
• Crearea de prezentari care atrag si angajeaza participantii in discutii.
• Pastrarea intr-un singur loc a tuturor elementelor legate de sedinta: fisiere, comentarii, link-uri, actiuni, discutii, etc.
• Crearea de actiuni chiar in interiorul Mind Map.

Pentru a clarifica toate punctele de mai sus va invit sa vizionati secventa video de mai jos.

A spune ca proiectele nu merg asa cum s-a prevazut, este o afirmatie destul de blanda. Estimari realizate de Standish Group si Project Management Institute arata ca proiectele esueaza total, prin neatingerea obiectivelor, in proportie de 24% - 68%. Procentele cresc semnificativ,  atunci cand in analiza adaugam proiectele finalizate cu mare intarziere si cele care depasesc serios bugetul alocat. Cauzele ce au dus la aceasta situatie sunt multiple.
Deficientele din managementul cerintelor sunt printre cauzele cele mai des citate. Esecul in obtinerea acordului tuturor celor implicati asupra obiectivelor, cerintelor, prioritatilor duce la "nasterea unui proiect mort". In acelasi timp cu managementul cerintelor, managementul "muntelui de informatii" ce insoteste un proiect, se dovedeste un element cu un impact major in succesul unui proiect. Managerii de proiect trebuie sa fie capabili sa monitorizeze, organizeze, comunice aproape orice informatie, de la aspecte financiare si planificare, la riscuri, responsabilitati, livrabile proiect. Toate aceste lucruri sunt necesar a fi facute, evitand supra-incarcarea cu activitati si cu informatii.

​Mind Mapping ne ofera o oportunitate unica in lumea business-ului. Prin utilizarea vizualului, prin legatura cu modul in care oamenii gandesc si prin flexibilitate, Mind Mapping promoveaza gandirea libera si organizarea rapida a ideilor. Care este consecinta? Realizarea unei armonii unice intre Creativitate si Productivitate, doua elemente esentiale in viata companiilor. Folosind Mind Mapping, aduci Creativitatea si Productivitatea in Brainstorming, Managementul sedintelor, Crearea planurilor strategice, Managementul de proiect, Organizarea si exploatarea know-how-ului. Mind Map ne furnizeaza cateva cadre, care ne ajuta in managementul oricarui business. Sa le exploram pe scurt:

De cate ori in timpul unei sedinte nu ai auzit o parere sincera, de genul: “Nu stiu ce sa zic. Eu am aflat de sedinta acum o ora si am venit aici. Sunt de acord cu tot ce propuneti voi.”. Este o contributie activa la discutie, nu-i asa? Pentru a ne asigura ca toata lumea vine pregatita la sedinta, este momentul sa planificam sedinta utilizand Harta Mentala! Utilizarea Hartii Mentale in planificarea sedintelor ne ajuta sa vizualizam rapid tot ce trebuie facut. 
Cand o construim, datorita asocierilor facute, nu scapam nici un aspect important din derularea unei sedinte productive. Tot ce ne trebuie se gaseste pe o singură pagina! In plus, prin impartasirea hartii mentale, implic participantii in pregatirea pentru sedinta si in asumarea responsabilitatii.